HERRAMIENTAS COLABORATIVAS

¿Qué es una herramienta de trabajo colaborativo en línea?

Una herramienta o programa colaborativo en línea permite compartir archivos de trabajo entre los empleados de la empresa. Los soportes compartidos pueden ser utilizados para diferentes tareas tales como:

·         Organización y seguimiento de un planning (la agenda compartida)

·         Seguimiento del presupuesto, organigrama y contabilidad (documentos en Excel)

·         Creación de formularios (encuestas, estudios de mercado)

·         Comunicados internos, reglamento interno, anuncios (documentos Word, Pdf)

¿Por qué utilizar herramientas colaborativas en línea?

Los beneficios que estas herramientas brindan a la empresa son numerosos:

·         Los archivos en línea (agenda, documentos Word y Excel) pueden ser consultados y editados en cualquier momento.

·         Un mismo archivo puede ser actualizado por varios usuarios al mismo tiempo.

·         Los archivos pueden ser abiertos y editados desde cualquier ordenador conectado a internet (ej: desde la casa).

·         Gracias a algunas herramientas en línea, se puede sincronizar los documentos con los dispositivos móviles (ej.Blackberry, smarphone)

Privacidad y copia de seguridad de datos en línea

En los sitios Web de trabajo colaborativo, usted puede elegir los usuarios que tendrán acceso a los archivos compartidos, pero deberá tener en cuenta las siguientes precauciones:

·         No comparta información confidencial sobre la empresa (directorio de emails, datos bancarios, etc)

·         Haga una copia de seguridad de los archivos compartidos en línea regularmente en un soporte fijo (disco rígido).                   

Agendas colaborativas gratuitas en internet

En internet existen varias herramientas que le permitirán llevar fácilmente una agenda. Todas tienen las mismas funciones, pero algunas ofrecen soluciones de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

Agenda profesional colaborativa. Monagenda.net es un programa en línea gratuito dedicado a los profesionales. Este programa es un administrador de tareas completo, adaptado a diferentes categorías de profesionales: abogados, comerciantes, servicios de recursos humanos. Además del seguimiento y de la agenda compartida, permite también organizar horarios complejos (ej. planning de las vacaciones).

Ejemplo de herramientas colaborativas polivalentes: Google docs y Google agenda

Google Docs ver nuestro tutorial y Google calendar son herramientas de trabajo colaborativo en línea muy completas. Para poder acceder a estos servicios gratuitos, cada usuario deberá crear una cuenta de mensajería en Google.

Uso de Google Docs y Google calendar en la empresa

Agenda compartida: utilizando sus cuentas Gmail, varios usuarios pueden consultar y editar la misma agenda. Está puede ser visualizada en cada una de las cuentas haciendo clic en la pestaña "Calendar". Además puede sincronizar la agenda de Google con un programa de mensajería, tal como Outlook Express.

Almacenar y compartir documentos: desde su ordenador, usted podrá importar varios tipos de documentos a su cuenta Google (ej. Fotos, documentos PDF, presentaciones Power Point, Excel, Word, etc). Usted puede escoger a los usuarios que tendrán acceso a los documentos en la sección "share" (o "compartir"). Existen dos opciones: la función "solo lectura" o la función "compartida". En la segunda opción los usuarios autorizados podrán editar estos documentos.

Herramientas de oficina. Puede crear documentos usando herramientas similares a la de los programas de oficina clásicos: Word, Excel, Power Point. Estas herramientas en línea tienen evidentemente funciones más limitadas que las de Microsoft u Office. Aún así éstas permiten realizar muchas tareas. Las tres principales herramientas son :

·         Hoja de cálculo (cálculo, planificación, seguimiento de pedidos, presupuesto, etc)

·         Procesador de texto (comunicado interno, colaboración en un proyecto de escritura).

·         Presentación en PowerPoint (presentación de un producto, de un estudio de mercado, de una actividad).

Otras funciones de Google docs

Transferencia de documentos. Una vez creados los documentos, usted podrá guardarlos en su ordenador en diferentes formatos: XLS (archivos Excel), DOC (Word), PPT (PowerPoint). Así mismo en otras extensiones como: ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc.

·         Otra función muy utilizada: usted podrá guardar sus documentos en el formato PDF.

·         Organizarse para compartir documentos de Google en la empresa

Todos los empleados no necesitan tener acceso a los mismos documentos. Usted deberá autorizar el acceso a los documentos a los servicios o personas involucradas. Así, estos podrán colaborar directamente en el proyecto que les concierne (ej : gestión de inventarios).

Si usted está pensando utilizar la plataforma colaborativa Google docs, usted deberá hacer circular un documento de uso. Puesto que los usuarios tienen la posibilidad de intercambiar documentos con cualquier usuario que tenga una cuenta en Google, es importante hacer que se respete un código de confidencialidad.